SPRAWOZDANIE Z REALIZACJI PLANU KONTROLI PRZEPROWADZONYCH W 2012 ROKU PRZEZ ZESPÓŁ KONTROLI I DYSCYPLINARNY KOMENDY MIEJSKIEJ POLICJI W TORUNIU.
Zadania wynikające z Ustawy z dnia 15 lipca 2011r. o kontroli w administracji rządowej oraz Decyzji nr 65 Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie wprowadzenia do stosowania wytycznych w zakresie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w urzędach obsługujących organy lub w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez ministra Spraw Wewnętrznych w Komendzie Miejskiej Policji w Toruniu zrealizowane zostały przez Zespół Kontroli i Dyscyplinarny. Zgodnie z „Planem Kontroli” z dnia 02.12.2011r. nr L.dz. T-421/11/033/MZ, zatwierdzonym przez Komendanta Miejskiego Policji w Toruniu, w 2012r. przeprowadzono dwie zaplanowane kontrole.
- Kontrolę planową nt.: „Zachowanie wskazanego w art. 307 § 1 kpk trzydziestodniowego terminu na wydanie postanowienia o wszczęciu postępowania przygotowawczego lub odmowie wszczęcia w postępowaniach sprawdzających ”. Kontrolą objęto 3 podmioty, tj. Komisariat Policji Toruń-Śródmieście, Komisariat Policji Toruń- Podgórz, Komisariat Policji w Lubiczu. W toku kontroli po skontrolowaniu 72 postępowań stwierdzono, iż w 27 przypadkach termin określony w art. 307 kpk nie został zachowany, tj. Postanowienie o wszczęciu dochodzenia lub odmowie wszczęcia, wydane zostało po 30 dniach od otrzymania zawiadomienia o przestępstwie. Na podstawie akt kontrolnych ww. postępowań nie można jednoznacznie wskazać i ustalić przyczyn niezachowania ww. terminu. Wskazać tu należy, iż termin określony w art. 307 kpk, zgodnie z Wytycznymi nr 3 KGP z dnia 15 lutego 2012r. w sprawie wykonywania czynności dochodzeniowo-śledczych przez policjantów ( Dz.U. KGP poz. 7 z 2012 r.), które weszły w życie z dniem 1 marca 2012r. jest terminem instrukcyjnym, co oznacza, że Postanowienie o wszczęciu postępowania przygotowawczego oraz Postanowienie o odmowie jego wszczęcia w omawianych przypadkach było skuteczne. W trakcie czynności kontrolnych nie stwierdzono negatywnych skutków niezachowania ww. terminu, albowiem w ww. sprawach, na podstawie art. 306 § 3 kpk nie wniesiono zażalenia na opieszałość organu ścigania. W wystąpieniach pokontrolnych Komendantów Komisariatów Policji Toruń-Śródmieście, Toruń-Podgórz oraz w Lubiczu zobowiązano do przeprowadzenia szkolenia z funkcjonariuszami prowadzącymi postępowania przygotowawcze w zakresie zachowywania terminu postępowania sprawdzającego określonego w art. 307 kodeksu postępowania karnego oraz w zakresie uregulowań prawnych zawartych w Wytycznych nr 3 KGP z dnia 15 lutego 2012r. w sprawie wykonywania czynności dochodzeniowo-śledczych przez policjantów ( Dz.U. KGP poz. 7 z 2012 r.).
- Kontrolę planową nt.: Realizacja wniosków i zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym dotyczącym kontroli problemowej nt." Sposobu realizacji zadań dotyczących archiwizacji dokumentacji służbowej wynikających z dyspozycji zarządzenia nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008r.( Dz. Urz. KGP nr 16 poz. 95), jednolitego wykazu akt Policji wprowadzonego decyzją nr 021 KGP z dnia 8 marca 1995r. oraz Zarządzeniem nr 93 MSWiA z dnia 17 grudnia 2007r. ( Dz. Urz. MSWiA nr 1) w Komisariatach Policji: Toruń-Śródmieście, Toruń-Rubinkowo, Toruń-Podgórz i Chełmża.” Kontrolą objęto 3 podmioty wskazane powyżej. W trakcie kontroli ujawniono następujące nieprawidłowości:
- spisy materiałów niearchiwalnych kat. B zostały niewłaściwie opisane, brak było symboli oraz kategorii archiwalnych, dokumenty nie były przeszyte, brak numeracji kart, brak kart kontrolnych, co jest niezgodne z Załącznikiem nr 3 Zarządzenia nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji ( Dz. Urz. KGP nr 16 poz. 95 ),
- w jednym przypadku brak Rejestru akt zagubionych, co jest nie zgodne z § 15 Zarządzenia nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji ( Dz. Urz. KGP nr 16 poz. 95 ),
- udostępnianie akt ewidencjonowano w Rejestrze Udostępnień niezgodnym ze wzorem określonym przez załącznik nr 13 ww. cyt. Zarządzenia, stwierdzono brak kart udostępnienia akt,
- błędne i niezgodnie z §12 ust.3 ww. cyt. Zarządzenia przekazywanie egzemplarza nr 3 spisu do pracownika sporządzającego spis, zamiast do komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
- nie prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej kat. B i BE, co jest niezgodne z § 31 ww. cyt. Zarządzenia,
- spisywanie na nieprawidłowych wzorach protokołów dokumentacji niearchiwalnej kat. BC , tj. niezgodnie z zał. 11 ww. cyt. Zarządzenia,
- w jednej skontrolowanej jednostce niezrealizowano zaleceń zawartych w kontroli problemowej o sygn. L.dz. T- 115/10/0919/MZ.
W wystąpieniach pokontrolnych, Komendantów kontrolowanych podmiotów, zobowiązano do sprawowania właściwego nadzoru w zakresie sporządzania dokumentacji archiwalnej przez podległych pracowników odpowiedzialnych za składnicę akt oraz wyeliminowania ujawnionych nieprawidłowości - stosownie do przepisów Zarządzenia nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji ( Dz. Urz. KGP nr 16 poz. 95). Ponadto Archiwistę Zespołu ds. Ochrony Informacji Niejawnych KMP w Toruniu zobowiązano do przeprowadzenia szkolenia z pracownikami odpowiedzialnymi za składnicę akt.
Zdiagnozowane przyczyny stwierdzonych nieprawidłowości to, z jednej strony, brak właściwego nadzoru ze strony przełożonych, w tym szczebla średniego, a z drugiej brak sumienności policjantów i pracowników cywilnych Policji realizujących czynności służbowe wynikające z przepisów służbowych, jak również - ilość prowadzonych postępowań, niewystarczający poziom wiedzy, wymagający doskonalenia zawodowego oraz wakaty. Wskazać tu należy, iż odpowiedzialność za zaistnienie ujawnionych uchybień rozkłada się proporcjonalnie na osoby ze szczebla kierowniczego jak i szeregowych funkcjonariuszy oraz pracowników cywilnych Policji. W przypadku wszystkich przeprowadzonych kontroli, kierowników kontrolowanych podmiotów zobowiązano do podjęcia skutecznych działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości poprzez m.in. zapoznanie podległych policjantów z treścią obowiązujących przepisów i przeprowadzenia szkoleń w ramach doskonalenia zawodowego. Zalecenia pokontrolne zostały wdrożone do realizacji. Na podstawie ustaleń pokontrolnych nie wszczynano postępowań dyscyplinarnych, nie kierowano zawiadomień o popełnieniu przestępstw lub wykroczeń, nie zarządzano również przeprowadzenia rozmów dyscyplinujących.